Der Mitarbeiter erfasst seine Geschäftsspesen sekundenschnell über sein Smartphone oder am Arbeitsplatz über die Web-Anwendung. Wenn alle Ausgaben erfasst sind, sendet der Mitarbeiter die Spesen per Knopfdruck zur Genehmigung an den Vorgesetzten.
Der Vorgesetzte empfängt die Genehmigungsanforderungen sofort auf seinem PC oder auf seinem Smartphone. Die Spesen werden anhand der angehängten Belege überprüft und direkt genehmigt. Im Falle von Falscheingaben können die Spesen zur Korrektur zurück an den Mitarbeiter gesendet werden. Die Genehmigung der Spesen kann durch den Vorgesetzten jederzeit und von überall vorgenommen werden.
Der Buchhalter erhält die vom Vorgesetzten bewilligten Spesen, um diese auf ihre Richtigkeit, z.B. Mehrwertsteuersätze, zu prüfen. Fehlerhafte Spesen werden mit entsprechendem Kommentar an den Mitarbeiter zurückgewiesen. Die korrekten Spesen werden zur Verbuchung an Ihr ERP System übergeben.